會議  

會議最讓人詬病的就是會而不決,決而不行

少者五六人,多者幾十人,用了幾小時的時間最後沒有決議

這樣會議應該不少,要如何開一個有效的會議,以下提供一些方法

開會的目的是什麼?

解決問題?達成共識?促進團隊會作?

先有目標才有方向

大家先對這次開會的主題發表意見

會議記錄人用簡短的用詞記錄下來,收集問題再一條一條的解決

 

如何解決問題

刪除重複,離題的問題,有些問題一二句話就可以解,當場解決

有些問題解決方案都在同一點,也可刪除視為重複問題

針對有爭議性的問題先達成共識

 

在解決問題當中有三個重點

誰去做?要怎麼做?什麼時間去做?

記錄下來,等下次一次會議時,針對上一次的決議相關人員作報告

每人報告時間要掌握,必須要有時間限制,否則會讓會議沒有效率

注意不可離題,當有人話題偏離時,主持人要糾正,導回正題

氣氛輕鬆是會議很重要的一點,當出現緊張氣氛時

要有人出來緩和,如講笑話或暫時休息

 

 

會議前的準備

會議的目的:訊息傳達或資訊收集或是解決問題或是達成共識

選定出席人員:由那些人員出席擬定名單

選定地點時間:要在那裡舉行會議,日期,時間

通知出席人員:由誰負責通知,如當天無法到場事前告知,通知相關人員因應

製作會議流程:包括由誰開場,主持,會議目的,每一段討論時間多少

                    每人發言時間都要明確規範

選定一人掌控會議流程及時間,發言超時可使用鈴聲警告,以掌控會議流程

 

 

 

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